nr kor.

Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia   

      Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:

 

Pytanie nr 1: We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) w par. 6, ust. 1 pkt. 1a Zamawiający zapisał karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy. Zgodnie z postanowieniami Ogłoszenia usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą m.in. na zasadach określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r., poz. 1529). Wykonawca jako operator wyznaczony jest zobowiązany do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych przepisów Rozdziału 8 wskazanej ustawy. Zgodnie z art. 87 w/w ustawy do odpowiedzialności operatorów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Zatem w przypadku wykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej, w pierwszej kolejności znajdą zastosowanie przepisy w/w ustawy i dopiero w przypadku przeprowadzenia trybu reklamacyjnego (uregulowanego w/w przepisami), nadawcy przysługuje prawo dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Ponadto, zastrzeżenie kary umownej z tytułu rozwiązania umowy nie odpowiada literalnemu brzmieniu przepisów art. 483 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Nadto art. 484 kodeksu cywilnego stanowi m.in. jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana (a z takim przypadkiem kary wygórowanej mamy do czynienia we wzorze umowy). Pytanie: Czy zatem z uwagi na niezgodność postanowień Ogłoszenia z przepisami obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, zasadnym jest wykreślenie przez Zamawiającego zapisów dotyczących kary umownej za odstąpienie od umowy i w jej miejsce wprowadzenie postanowień regulujących odpowiedzialność operatora pocztowego na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe i aktach wykonawczych ? Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.  

Pytanie nr 2: We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) w par. 6 Zamawiający w ust. 1 pkt. 1b zamawiający zapisał karę umowną za każdy dzień opóźnienia w odbiorze przesyłek pocztowych w wysokości5% opłaty miesięcznej brutto za usługę odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego. Pytanie: Czy Zamawiający zamierza dopuścić katalog wyjątków, w których brak odebrania przesyłek nie narazi Wykonawcę na konieczność zapłaty wygórowanej kary nieadekwatnej do dokonanego przewinienia? Do wyjątków należy zaliczyć z pewnością działanie siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiających wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części, przykładowo: władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji międzynarodowych, zmianę przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne, w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody. Czy Zamawiający uwzględni sugestię Wykonawcy i zmodyfikuje zapis w załączniku nr 5 do SIWZ Wzór umowy, zgodnie z poniższą propozycją: „Zamawiającemu przysługuje kara umowna za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór”? Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 3: We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 3 ust. 2 ppkt. 3 Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia pieczątki określającej nazwę i adres Zamawiającego. Pytanie: Czy Zamawiający w miejscu przeznaczonym na znaczek pocztowy będzie umieszczał znak opłaty pocztowej zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą? Odpowiedź: Zamawiający w miejscu przeznaczonym na znaczek pocztowy będzie umieszczał znak opłaty pocztowej zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą.

 

Pytanie nr 4: We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 3 ust. 2.1 pkt. 3 ppkt. a Zamawiający określa dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę Pytanie: Czy ze względu na RODO Zamawiający wyraża zgodę na zanonimizowanie oświadczenia?

Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 5: We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 4 ust. 20 Zamawiający wskazał, że datą zapłaty jest dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi - co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Pytanie: Czy ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: „Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”? Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.  

Pytanie nr 6: Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6 ust. 4 określił 30 dniowy termin udzielenia odpowiedzi na reklamację: Pytanie: W przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie nie przekraczającym 90 dni biorąc pod uwagę datę złożenia reklamacji przez Zamawiającego. Czy biorąc pod uwagę międzynarodowe przepisy łączące operatorów pocztowych należących do Światowego Związku Operatorów Pocztowych Zamawiający dopuści zmianę terminu rozpatrzenia reklamacji przesyłek zagranicznych na 90 dni? Odpowiedź: Zamawiający określił terminy reklamacji przesyłek w par 6 ust 3 wzoru umowy.  

Pytanie nr 7: Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 4 ust. 19 określił termin płatności faktur. Pytanie: Czy ze względu na obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy I ze względu na fakt, Iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu: „Termin płatności faktury VAT wynosi 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury”? Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu.  

Pytanie nr 8: Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 3 ust. 2.1 pkt. 3 wymaga przedłożenia dowodów potwierdzających wymóg zatrudniania na podstawie umowy o pracę, nie wskazując okresu czasowego, w jakim Wykonawca ma te dowody dostarczyć. Pytanie: Czy Zamawiający doprecyzuje ilość dni roboczych, w czasie których Wykonawca ma dostarczyć wymagane dokumenty od momentu wezwania przez Zamawiającego? Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.  

Pytanie nr 9: Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 3 ust. 2 pkt 3 zobowiązuje się do umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającego nazwę i adres Zamawiającego. Zwracamy uwagę, iż zgodnie z art. 20 Ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, jest obowiązany do oznaczenia przyjętej przesyłki pocztowej informacją potwierdzającą przyjęcie przez niego opłaty za usługę pocztową albo sposób jej uiszczenia oraz umożliwiającą jego identyfikację. Wobec tego Wykonawca przyjmując do nadania przesyłki Zamawiającego zobligowany jest do ich oznaczenia w sposób umożliwiający jego identyfikację. Dopiero tak oznaczona przesyłka mogłaby zostać nadana w placówce np. Poczty Polskiej S.A., która rzecz jasna również musiałaby ją oznaczyć swoim znakiem opłaty pocztowej. Zatem stroną zawartej umowy o świadczenie usług pocztowych z operatorem wyznaczonym byłby Wykonawca - nie Zamawiający co odpowiada definicji nadawcy określonej w art 3 pkt 10) ustawy Prawo pocztowe, zgodnie z którym nadawca to podmiot, który zawarł z operatorem pocztowym umowę o świadczenie usługi pocztowej. Pytanie: Czy Zamawiający wyraża zgodę na sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na przesyłkach listowych lub dowodzie nadania przesyłek będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający (na kopercie wraz z danymi Zamawiającego będą dodatkowo dane podmiotu realizującego usługę na rzecz Zamawiającego)? Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający.

 

Pytanie nr 10: Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 3 ust. 2 pkt 3 zobowiązuje się do umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającego nazwę i adres Zamawiającego. Pytanie: Czy dla potrzeb identyfikacji przesyłek, Zamawiający dopuszcza umieszczanie przez Zamawiającego na poszczególnych przesyłkach w obrocie krajowym dodatkowych oznaczeń (np. „F”), nie wskazanych w postępowaniu przetargowym? II Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza podział przesyłek listowych na miejscowe i zamiejscowe? Odpowiedź : 1. Zamawiający nie dopuszcza na umieszczanie na poszczególnych przesyłkach w obrocie krajowym dodatkowych oznaczeń (np. „F”), nie wskazanych w postępowaniu przetargowym. 2. Zamawiający nie dopuszcza podziauł przesyłek listowych na miejscowe i zamiejscowe.  

Pytanie nr 11: Zamawiający w SOPZ (załącznik nr 6 do SIWZ) pkt. 8 ust. b) zawarł zapis: Wykonawca powinien: po telefonicznym zgłoszeniu przez Zamawiającego konieczności nadania przesyłek pocztowych po godzinach odbioru przesyłek pocztowych z Zarządu Dróg Miejskich w Gliwicach wskazanych w pkt 7 lit. a, odebrać je w ciągu godziny od zgłoszenia, z siedziby Zamawiającego. Pytanie: Czy Zamawiający ma na myśli dodatkowy odbiór przesyłek, oprócz stałego codziennego odbioru? Dodatkowy odbiór jest usługą płatną, wynoszącą każdorazowo 46 zł netto. Pytanie 1: Czy Zamawiający uzupełni formularz cenowy o pozycję: „dodatkowy odbiór przesyłek na wezwanie Zamawiającego”? W przeciwnym razie Wykonawca nie ma możliwości wyceny usługi. Pytanie 2: Czy ze wyglądu możliwości operacyjne Wykonawcy Zamawiający zmieni zapis na: „w przypadku konieczności dodatkowego odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, Zamawiający zgłosi ten fakt Wykonawcy w dniu poprzedzającym dodatkowy odbiór” Odpowiedź: Zamawiające wykreśla zapis w SOPZ (załącznik nr 6 do SIWZ) pkt. 8 ust. b).  

Pytanie nr 12: Zamawiający w SOPZ (załącznik nr 6 do SIWZ) pkt. 25 zawarł zapis: ... Zmiany cen jednostkowych można dokonać wyłącznie w przypadku akceptacji przez Urząd Komunikacji Elektronicznej nowych taryfikatorów opłat pocztowych. Pytanie: Czy Zamawiający zmieni zapis na następujący, zgodny z ustawą Prawo pocztowe: „Zamawiający dopuszcza zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe; Odpowiedź: Zamawiający pozostawia zapis w SOPZ (załącznik nr 6 do SIWZ) pkt. 25 bez zmian.  

Pytanie nr 13 Zamawiający w Formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ, wskazał przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym. Od 1 września 2020r. obrót przesyłek listowych zagranicznych realizowany jest tylko w strumieniu priorytetowym. Zgodnie z wachlarzem usług zagranicznych Wykonawca nie posiada w swojej ofercie przesyłek listowych poleconych zagranicznych ekonomicznych. Zgodnie z podpisanymi umowami z operatorami zagranicznymi przemieszczanie przesyłek zagranicznych występuje tylko w strumieniu priorytetowym. Pytanie: Czy w związku z tym Zamawiający zmieni wskazany strumień ekonomiczny na priorytetowy lub wykreśli powyższą pozycje w formularzu cenowym? Odpowiedź: Zamawiający dokonał modyfikacji Formularza cenowego, stanowiący załącznik nr 4 do SIWZ wykreślając powyższą pozycje w formularzu cenowym.

 

Wszystkie odpowiedzi na pytania należy uznać jako integralną część SIWZ wraz z ewentualnymi jej zmianami, które mogły wprowadzić udzielone odpowiedzi.

 

  Anna Gilner Dyrektor Jednostki

Kopia aa.