Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia 
 

      Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:
 

Pytanie nr 1:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) w par. 6, ust. 1 pkt. 1a Zamawiający zapisał karę umowna w wysokości 5% wynagrodzenia za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy. Zgodnie z postanowieniami Ogłoszenia usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą m.in. na zasadach określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r., poz. 1529). Wykonawca jako operator wyznaczony jest zobowiązany do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych przepisów Rozdziału 8 wskazanej ustawy. Zgodnie z art. 87 w/w ustawy do odpowiedzialności operatorów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Zatem w przypadku wykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej, w pierwszej kolejności znajdą zastosowanie przepisy w/w ustawy i dopiero w przypadku przeprowadzenia trybu reklamacyjnego (uregulowanego w/w przepisami), nadawcy przysługuje prawo dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Ponadto, zastrzeżenie kary umownej z tytułu rozwiązania umowy nie odpowiada literalnemu brzmieniu przepisów art. 483 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Nadto art. 484 kodeksu cywilnego stanowi m.in. jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana (a z takim przypadkiem kary wygórowanej mamy do czynienia we wzorze umowy).
Pytanie: Czy zatem z uwagi na niezgodność postanowień Ogłoszenia z przepisami obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, zasadnym jest wykreślenie przez Zamawiającego zapisów dotyczących kary umownej za odstąpienie od umowy i w jej miejsce wprowadzenie postanowień regulujących odpowiedzialność operatora pocztowego na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe i aktach wykonawczych ?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 2:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) w par. 6 Zamawiający w ust. 1 pkt. 1b zamawiający zapisał karę umowną za każdy dzień opóźnienia w odbiorze przesyłek pocztowych w wysokości 5% opłaty miesięcznej brutto za usługę odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego.
Pytanie: Czy Zamawiający zamierza dopuścić katalog wyjątków, w których brak odebrania przesyłek nie narazi Wykonawcę na konieczność zapłaty wygórowanej kary nieadekwatnej do dokonanego przewinienia? Do wyjątków należy zaliczyć z pewnością działanie siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiających wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części, przykładowo: władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji międzynarodowych, zmianę przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne, w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody.
Czy Zamawiający uwzględni sugestię Wykonawcy i zmodyfikuje zapis w załączniku nr 5 do SIWZ Wzór umowy, zgodnie z poniższą propozycją: „Zamawiającemu przysługuje kara umowna za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór”?
Odpowiedź:

Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6, ust. 1 pkt 1b zmodyfikuje zapis w następujący sposób:
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

b) za każdy dzień opóźnienia w odbiorze przesyłek pocztowych w wysokości 5% opłaty miesięcznej brutto za usługę odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, ale nie więcej niż 200% za jeden odbiór po przeprowadzeniu przez strony postępowania wyjaśniającego. Postępowanie nie może trwać dłużej niż 30 dni.

 

Pytanie nr 3:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) w par. 6 Zamawiający w ust. 1 pkt. 1c zapisał karę umowna za niezatrudnienie przy realizacji zamówienia osób na umowę o pracę o których mowa w par. 3 ust. 2.1 pkt 1 w wysokości 500 zł za każde stwierdzone naruszenie.
Pytanie: Czy wobec powyższego zapisu istnieje możliwość wykreślenia kary lub obniżenia jej wysokości do 50 zł za każdy przypadek?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 4:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) w par. 6 Zamawiający w ust. 1 pkt. 1d zapisał karę umowna za nie przedstawienie w terminie dowodów o których mowa w par. 3 ust. 2.1 pkt 1 w wysokości 50 zł za każdy dzień niewypełnienia zobowiązania w odniesieniu do każdej z osób.
Pytanie: Czy istnieje możliwość wykreślenia tego zapisu?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 5:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6, ust. 3 Zamawiający wskazał, że może zgłosić do Wykonawcy reklamację po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej nie później niż 12 miesięcy od ich nadania. Pytanie: W przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych Nadawca może zgłosić reklamację nie później niż do 6 miesięcy od dnia nadania przesyłki rejestrowanej. Czy biorąc pod uwagę międzynarodowe przepisy łączące operatorów pocztowych należących do Światowego Związku Operatorów Pocztowych Zamawiający dopuści zmianę terminu zgłoszenia reklamacji na: po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej nie później niż do 6 miesięcy w przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych?
Odpowiedź:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6, ust. 3 zmodyfikuje zapis: Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić Wykonawcy po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania w przypadku reklamacji przesyłek krajowych oraz nie później niż do 6 miesięcy w przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych.

Pytanie nr 6:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 4 ust. 2 Zamawiający określa warunki, w jakich przewiduje możliwość dokonania zmian wynagrodzenia.
Pytanie: Czy Zamawiający powiększy zakres warunków w jakich przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie o zmianę stawki podatku VAT umieszczając zapis:
"Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT”?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 7:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par, 3 ust, 2 ppkt, 3 Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia pieczątki określającej nazwę i adres Zamawiającego.
Pytanie: Czy Zamawiający w miejscu przeznaczonym na znaczek pocztowy będzie umieszczał znak opłaty pocztowej zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą?
Odpowiedź:
Zamawiający w miejscu przeznaczonym na znaczek pocztowy będzie umieszczał
znak opłaty pocztowej zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą

 

Pytanie nr 8:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par, 3 ust 2.1 pkt, 3 ppkt, a Zamawiający określa dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę
Pytanie: Czy ze względu na RODO Zamawiający wyraża zgodę na zanonimizowanie oświadczenia?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 9:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6 ust. 7 Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącania kar umownych z kwoty wynagrodzenia.
Pytanie: Niczym nieograniczone jednostronne prawo naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego z należnego Wykonawcy wynagrodzenia godzi nie tylko w interes Wykonawcy, ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy naliczona kara umowna potrącona została prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. Nadto stwarzając możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia za spełnione świadczenie bez żadnej kontroli, czy to Wykonawcy, czy sądu, może być uznane za nadużycie prawa, skutkujące nieważnością tegoż postanowienia na podstawie art. 58 § 2 kodeksu cywilnego w zw. z art. 139 ust. 1 Prawo zamówień publicznych.

W związku z powyższym, z uwagi na nierówne ukształtowanie praw stron umowy, prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów Umowy poprzez modyfikację zapisu poprzez dodanie do treści § 6 ust. 7 Wzoru umowy słów „po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej”?
Odpowiedź:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6 ust. 7 modyfikuje zapis: Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych z faktur wystawionych za realizację przedmiotu niniejszej umowy po przeprowadzeniu przez strony postępowania wyjaśniającego. Postępowanie nie może trwać dłużej niż 30 dni.

Pytanie nr 10:
We wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 4 ust. 8 Zamawiający wskazał, że data zapłaty jest dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi - co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Pytanie: Czy ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: „Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 11:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6 ust. 4 określił 30 dniowy termin udzielenia odpowiedzi na reklamację:
Pytanie: W przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie nie przekraczającym 90 dni biorąc pod uwagę datę złożenia reklamacji przez Zamawiającego. Czy biorąc pod uwagę międzynarodowe przepisy łączące operatorów pocztowych należących do Światowego Związku Operatorów Pocztowych Zamawiający dopuści zmianę terminu rozpatrzenia reklamacji przesyłek zagranicznych na 90 dni?
Odpowiedź:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 6 ust. 4 zmodyfikuje zapis w następujący sposób: Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację przesyłek krajowych nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji, w przypadku przesyłek zagranicznych, nie może przekroczyć 90 dni od dnia
otrzymania reklamacji.

 

Pytanie nr 12:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 4 ust. 7 określił termin płatności faktur.
Pytanie: Czy ze względu na obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy i ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu: „Termin płatności faktury VAT wynosi 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury”?
Dodatkowo informujemy, że dokumenty rozliczeniowe (faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur) mogą być przesyłane do Zamawiającego drogą elektroniczną w formacie PDF (na adres poczty elektronicznej wskazanej przez Zamawiającego), co również wpływa na termin w jakim Zamawiający otrzyma fakturę.
Odpowiedź:
Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe wg proponowanego zapisu. Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 4 ust. 7 dodaje zapis: Zamawiający dopuszcza przesyłanie do Zamawiającego faktury drogą elektroniczną w formacie PDF (na adres poczty elektronicznej wskazanej przezZamawiającego).

 

Pytanie nr 13:
W SIWZ w pkt. 20, ppkt. 1 opis kryteriów (...) przy wyborze ofert ... Zamawiający zawarł zapis o gwarantowanym terminie zwrotu do nadawcy przesyłki pocztowej awizowanej. Gwarantowany termin w dniach zwrotu do nadawcy przesyłki pocztowej krajowej awizowanej, niepodjętej w terminie przez adresata to jedno z kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Wykonawca poddaje w wątpliwość zasadność stosowania tego kryterium. Zamawiający wymaga m. in terminu doręczeń zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa regulującymi działalność pocztową Wykonawcy, tj. Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług pocztowych przez operatora wyznaczonego. Czy Zamawiający dopuszcza modyfikację treści tego kryterium na zgodne z postanowieniami dotyczącymi terminów doręczania przesyłek pocztowych, które zostały uregulowane Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545), wydanego na podstawie ustawy Prawo Pocztowe, zgodnie z zapisami której będą realizowane usługi, a na które powołuje się także Zamawiający w Załączniku nr 6 ust. 1 i 24 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 14
W SIWZ w pkt. 18 Opis sposobu obliczania ceny ppkt. 3 Zamawiający zawarł zapis: „cena określona przez Wykonawcę w ofercie nie może ulec zmianie w czasie trwania umowy”, jednocześnie w pkt. 24 ust. 2 pkt. 1) SIWZ Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych. Również w Załączniku nr 5 do SIWZ (wzór umowy) ust. 2 Zamawiający zawarł katalog warunków w jakich przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy, w tym zmianę cen jednostkowych.
Pytanie: Czy wobec powyższego Zamawiający zmodyfikuje lub usunie zapis w SIWZ?
Odpowiedź:
W SIWZ w pkt. 18 Opis sposobu obliczania ceny ppkt. 3 Zamawiający zawarł zapis:

"cena określona przez wykonawcę w ofercie nie może ulec zmianie w czasie trwania umowy z zastrzeżeniem art. 144 ust. 1 ustawy Pzp."

 

Pytanie nr 15:
W Załączniku nr 3 do SIWZ (formularz cenowy) Zamawiający przewiduje nadanie paczek pocztowych krajowych.
Pytanie: Czy w związku z możliwością odmowy przyjęcia przez adresata paczki pocztowej krajowej i konieczności jej zwrotu do nadawcy Zamawiający dopuszcza rozszerzenie formularza cenowego o pozycje dotyczące kosztu zwrotów konkretnych paczek pocztowych krajowych?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 16:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par, 3 ust, 2.1 pkt, 3 wymaga przedłożenia dowodów potwierdzających wymóg zatrudniania na podstawie umowy o pracę, nie wskazując okresu czasowego, w jakim Wykonawca ma te dowody dostarczyć.
Pytanie: Czy Zamawiający doprecyzuje ilość dni roboczych, w czasie których Wykonawca ma dostarczyć wymagane dokumenty od momentu wezwania przez Zamawiającego?
Odpowiedź:
Zamawiający pozostawia zapis umowy bez zmian.

 

Pytanie nr 17:
Zamawiający we wzorze umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) par. 3 ust. 2 pkt 3 zobowiązuje się do umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającego nazwę i adres Zamawiającego.
Pytanie: Czy Zamawiający wyraża zgodę na sytuacje, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na przesyłkach listowych lub dowodzie nadania przesyłek będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający (na kopercie wraz z danymi Zamawiającego będą dodatkowo dane podmiotu realizującego usługę na rzecz Zamawiającego?
Odpowiedź:
Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający.

 

Pytanie nr 18:
Zamawiający informuje, że usługi dotyczące przesyłek rejestrowanych, do których stosuje się doręczenie w rozumieniu przepisów o doręczeniu: ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.-Kodeks postępowania karnego (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1987), ustawy z dnia 17 listopada 1964 r.-Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1460 z późn. zm.), ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096) szacowane są na 10% zakresu przedmiotu zamówienia, przy czym ostateczna ich ilość może ulec zmianie (może być niższa lub wyższa).
Czy zamawiający może wydzielić te przesyłki w osobny strumień celem ich nadania u operatora wyznaczonego?
Odpowiedź:
Zamawiający nie przewiduje podziału zamówienia na części.

 

Pytanie nr 19:
Czy możliwe jest wydłużenie terminu składania ofert do dnia 15.02.2020?
Odpowiedź:
Zamawiający przedłuża termin składania ofert do dnia 13.02.2020 r. do godz. 10:00